Obvestilo o zasebnosti

OBVESTILO O ZASEBNOSTI

1. UVOD

To obvestilo o zasebnosti je namenjeno obveščanju posameznika (t.j. uporabnika spletne strani) glede obdelave njegovih osebnih podatkov (zbiranje, uporaba in hramba), ki se izvaja na ali preko spletnih strani https://ljubljana.volvocars.si/ in https://maribor.volvocars.si/ (v nadaljevanju kot »obvestilo«).

2. UPRAVLJAVEC OSEBNIH PODATKOV

Upravljavec osebnih podatkov zbranih in obdelanih v povezavi z uporabo spletnih strani https://ljubljana.volvocars.si/ in https://maribor.volvocars.si/ je družba VCAG d.o.o. (v nadaljevanju kot »VCAG«, »mi« ali »nas«):

VCAG, zastopanje in prodaja vozil, d.o.o.

Leskoškova 2, 1000 Ljubljana

Matična številka: 6620094000, davčna številka: SI 64875318

Kontaktni telefon: 01 58 43 200, e-naslov: public@vcag.net

3. KONTAKTNI PODATKI

Če imate kakršna koli vprašanja vezana na ali v povezavi s predmetnim obvestilom ali bi radi podali pritožbo glede naše obdelave vaših osebnih podatkov ali bi želeli uresničiti katero od svojih pravic (glejte 9. točko), nas prosim kontaktirajte na zgornji kontakt oz. kontaktirajte našo pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (Data Protection Officer – DPO – za več glej 11. točko):

Elektronska pošta: dpo@vcag.net 

Poštni naslov: VCAG d.o.o. - Pooblaščena oseba za varstvo podatkov (DPO - Data Protection Officer) Leskoškova 2, 1000 Ljubljana

4. POSAMEZNIKI KATERIH OSEBNI PODATKI SE OBDELUJEJO

Predmetno obvestilo se nanaša na zbiranje in obdelavo osebnih podatkov uporabnikov spletnih strani https://ljubljana.volvocars.si/ in https://maribor.volvocars.si/ (v nadaljevanju: »uporabniki«).

5. KATEGORIJE OBDELOVANIH OSEBNIH PODATKOV, NAMEN OBDELAVE IN PRAVNA PODLAGA ZA OBDELAVO

1. Kaj so osebni podatki?

Osebni podatki so katere koli informacije v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.

   2. Katere osebne podatke zbiramo?

Zbiramo in obdelujemo vaše osebne podatke, ki nam jih aktivno posredujete preko spletnih strani https://ljubljana.volvocars.si/ in https://maribor.volvocars.si/ (npr. ko oddate naročilo, potrdite prijavo, nam pošljete e-sporočilo), kar obsega naslednje kategorije osebnih podatkov:

• Osnovni osebni podatki o posamezniku: ime, priimek, naziv podjetja, datum rojstva;

• Kontaktne podatke: država, naslov, poštna številka, kraj, telefon, e-mail naslov;

• Podatki, ki se nanašajo na vozilo in druge Volvo proizvode: model, letnik, VIN;  

• Podatki, ki se nanašajo na izbrano storitev / naročilo: podatke o izbranem vozilu / storitvi, željenem dokumentu, podatek o izbranem serviserju Volvo (servis, dodatna oprema), podatek o izbranem zastopniku Volvo, podatek o željenem servisnem terminu ali terminu testne vožnje; podatek o željenih servisnih storitvah;

• Informacije glede izbranih načinov komunikacije s Volvo in o komunikaciji s Volvo;

• Podatki, ki omogočajo oblikovanje profilov;

• Podatki v zvezi z vašo opremo: IP-naslov;

• Podatki, ki se nanašajo na vašo uporabo glavnega ali posebnega spletnega mesta.

   3. Katere zakonske podlage uporabljamo za obdelavo vaših osebnih podatkov?

Glede na veljavne določbe Splošne uredbe o varstvu podatkov in/ali zakonodaje, ki ureja varstvo osebnih podatkov lahko obdelujemo vaše osebne podatke samo v primeru obstoja ene ali več zakonskih podlag za obdelavo. Te obsegajo naslednje:

• Privolitev – v kolikor ste podali privolitev za obdelavo vaših osebnih podatkov za enega ali več določenih namenov;

• Pogodba – obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je uporabnik, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo uporabnika sklenitvijo pogodb;

• Zakonska obveznost - obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

• Interesi življenjskega pomena - obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov uporabnika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

• Javni interes - obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

• Zakoniti interesi - obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine uporabnika, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti v primeru, da bi uporabnik, na katerega se nanašajo osebni podatki, bil otrok.

   4. Za katere namene in na kakšni podlagi obdelujemo vaše osebne podatke?

Osebne podatke obdelujemo le za določene, izrecne in zakonite namene, ki so opisani spodaj in jih ne bomo obdelovali na noben način, ki ni združljiv s temi nameni.

6. PREJEMNIKI OZ. KATEGORIJE PREJEMNIKOV OSEBNIH PODATKOV

Dostop do vaših osebnih podatkov je omejen zgolj na tiste posameznike, ki se z njimi morajo seznaniti da lahko opravijo svoje delovne ali pogodbene obveznosti.

Glede na namene za katere VCAG d.o.o. obdeluje vaše osebne podatke, lahko le-te za posamezne namene posredujemo oz. razkrijemo naslednjim kategorijam prejemnikov osebnih podatkov:

1. pooblaščeni delavci v družbi VCAG d.o.o. oz. njenih poslovnih enotah;

2. serviserjem iz pooblaščene servisne mreže Volvo ali zastopnikom iz zastopniške mreže Volvo, ki nastopajo kot naši pogodbeni obdelovalci ali ločeno kot samostojni upravljavcu osebnih podatkov. 

3. našim pogodbenim izvajalcem (pogodbeni obdelovalci osebnih podatkov), od katerih vedno zahtevamo, da vedno ravnajo v skladu z veljavnimi zakoni, politiko varstva osebnih podatkov ter posvečajo veliko pozornosti zaupnosti vaših osebnih podatkov:

• oglaševalske, marketinške in promocijske agencije in ponudniki storitev npr. Google (Google- samo identifikacijski podatek o piškotku/cookie za namene remarketinga, e-poštni naslov za prikazovanje oglasov v programu Google AdWords, identifikacijski podatek o piškotku/cookie za namene analiz v programu Google Analytics; Facebook - samo identifikacijski podatek o piškotku/cookie za namene remarketinga, e-poštni naslov za prikazovanje oglasov v programu Facebook Custom Audiences), Pardot, HotJar, SalesForce, InfoBip, kar nam pomaga izvesti in analizirati učinkovitost naših akcij in promocij.

• podjetja, ki opravljajo druge storitve za VCAG d.o.o. ali v imenu družbe VCAG d.o.o. (na primer zunanji ponudniki storitev informacijske tehnologije, računovodski servisi, odvetniške pisarne ipd.)

   iv. drugim tretjim osebam:

• kadar to zahteva zakon ali je zakonito potrebno za zaščito pravic družbe VCAG d.o.o.;

• kadar je to potrebno zaradi zagotavljanja skladnosti z zakoni, zahtevami organov, sodno odredbo, pravnimi postopki, obveznostmi, povezano s poročanjem in vlaganjem informacij organom itd;

• zaradi zaščita pravic, lastnine ali varnosti družbe VCAG d.o.o. in/ali njenih strank.

Naši poslovni partnerji, navedeni pod točko iii.)  zgoraj, smejo vaše osebne podatke obdelovati zgolj v okviru naših navodil in osebnih podatkov ne smejo uporabiti za zasledovanje kakršnihkoli lastnih interesov.

7. PRENOS PODATKOV V TRETJE DRŽAVE

VCAG d.o.o. zbranih osebnih podatkov ne prenaša ali posreduje v druge države in/ali države zunaj EGP/EU, razen če je to potrebno za namene izvajanja določenih dejavnosti (npr. podpora poslovnim procesom), izvajanja pogodbe ali predpogodbenih dogovorov z uporabniki.

VCAG d.o.o. v primeru prenosa osebnih podatkov zagotovi enega od naslednjih ustreznih zaščitnih ukrepov:

• Evropska komisija je izdala sklep o ustreznosti ravni varstva podatkov za tretjo državo, njeno ozemlje ali sektor,

• odobrena zavezujoča poslovna pravila (»binding corporate rules«),

• standardna pogodbena določila, ki jih je sprejela ali odobrila Evropska komisija,

• odobren kodeks ravnanja in zavezo k spoštovanju pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

Če bo prišlo do prenosa v tretje države, bodo uporabniki ustrezno obveščeni o takem prenosu (kdo je prejemnik in kje se nahaja) ter tudi o tem, kateri osebni podatki se pošiljajo in za kakšen namen.

8. ROK HRAMBE

Vaše osebne podatke bomo hranili v skladu z veljavno zakonodajo, ki ureja varstvo osebnih podatkov. Hranili jih bomo samo toliko časa, kolikor je to potrebno za namene, za katere jih obdelujemo, ali za ravnanje v skladu relevantno zakonodajo. Ko obdelava vaših osebnih podatkov ni več potrebna, vaše osebne podatke učinkovito in trajno izbrišemo ali anonimiziramo, tako da jih ni več mogoče povezati s posameznikom (razen v kolikor moramo vaše osebne podatke hraniti zaradi zagotavljanja skladnosti z zakonskimi obveznostmi npr. osebni podatki vsebovani v pogodbah, komunikaciji, poslovnih pismih, računih so lahko podvrženi obveznosti hrambe do 10 let).  Osebne podatke, ki jih obdelujemo na podlagi vaše osebne privolitve, hranimo do vašega preklica. Osebne podatke, ki jih obdelujemo na podlagi pogodbenega odnosa z vami, pa hranimo za čas trajanja pogodbenega odnosa in še 5 let po njenem prenehanju (kolikor znaša splošni zastaralni rok).

9. VAŠE PRAVICE

V kolikor ste podali soglasje za obdelavo vaših osebnih podatkov, lahko vaše soglasje prekličete s pisno izjavo oziroma sporočilom, ki nam ga pošljete po e-pošti na dpo@VCAG.net, neposredno pisno na zapisnik pri DPO na sedežu našega podjetja ali na drug način, objavljen na naši spletni strani. Preklic privolitve za obdelavo osebnih podatkov lahko povzroči, da vam VCAG d.o.o.po preklicu privolitve za obdelavo osebnih podatkov morda ne bo mogel nuditi posamezne ali več svojih storitev, ki jih brez osebnih podatkov ni mogoče nuditi (npr. testne vožnje ali prilagojenega trženjskega komuniciranja).

Z namenom zagotavljanja in uresničevanja vaših pravic lahko vedno kontaktirate našo pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, ki bo poskrbela za neposredno uresničevanje vaših temeljnih pravic:

1. Pravica do dostopa do vaših osebnih podatkov: imate lahko pravico, da od nas zahtevate potrditev, ali obdelujemo vaše osebne podatke, in če jih, lahko od nas zahtevate dostop do osebnih podatkov in informacije o dostopu, ki med drugim vključujejo namene obdelave, vrste zadevnih osebnih podatkov, uporabnike ali kategorije uporabnikov, ki so jim bili ali jim bodo razkriti  vaši  osebni podatki. Kljub navedenemu, to ni vaša absolutna pravica, in interesi drugih posameznikov lahko omejijo vašo pravico dostopa do podatkov. Imate pravico pridobiti kopijo osebnih podatkov, ki so predmet obdelave. Za vse nadaljnje kopije, ki bi jih zahtevali, vam lahko zaračunamo razumno pristojbino ob upoštevanju nastalih administrativnih stroškov;

2. Pravica do popravka svojih osebnih podatkov: če v osebnih podatkih najdete kakšno napako, ali če se vam zdijo nepopolni ali napačni, imate pravico, da od nas zahtevate popravek netočnih osebnih podatkov. Odvisno od namena obdelave, imate pravico do dopolnitve nepopolnih osebnih podatkov, vključno s predložitvijo dopolnilne izjave;

3. Pravica do izbrisa vaših osebnih podatkov: če ne želite več, da hranimo vaše osebne podatke oz. ne obstaja več namen, zaradi katerega smo jih zbirali ali je potekel rok za hranjenje takšnih osebnih podatkov, imate pod določenimi pogoji pravico, da od nas zahtevate izbris vaših osebnih podatkov, upravljavec pa bom imel obveznost osebne podatke brez nepotrebnega odlašanja izbrisati;

4. Pravica do omejitve obdelave vaših osebnih podatkov: pod določenimi pogoji imate pravico, da od nas zahtevate omejitev obdelave vaših osebnih podatkov. V tem primeru bodo zadevni osebni podatki označeni in jih upravljavec lahko obdeluje le za določene namene.

5. Pravica do prenosljivosti osebnih podatkov: pod določenimi pogoji imate pravico, da prejmete osebne podatke, ki ste nam jih posredovali, v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki in imate pravico, da te podatke brez našega oviranja posredujete drugemu upravljavcu;

6. Pravica do ugovora: pod določenimi pogoji imate pravico, da na podlagi razlogov, povezanih z vašim posebnim položajem, ali kadar se vaši podatki obdelujejo za namene neposrednega trženja, kadar koli ugovarjate (nasprotujete) obdelavi osebnih podatkov. Upravljavec ima v tem primeru obveznosti, da preneha obdelovati vaše  osebne podatke.

V kolikor vaše osebne podatke obdelujemo za namen neposrednega trženja, imate nadalje pravico, da kadar koli ugovarjate obdelavi za namene takega trženja, ali zgolj avtomatizirani obdelavi, vključno z oblikovanjem profilov.
V skladu s zakonodajo, ki ureja varstvo osebnih podatkov imate pravico vložiti pritožbo pri pristojnem organu za varstvo podatkov (Informacijski pooblaščenec RS, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, Slovenija, gp.ip@ip-rs.si), če menite, da obdelava vaših osebnih podatkov ni v skladu z Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR) ali drugo veljavno zakonodajo.

10. OBLIKOVANJE PROFILOV  

Določene podatke (kot na primer, a ne izključno, model in starost vozila) uporabljamo za ovrednotenje oziroma oceno, kakšna vsebina komunikacije bi bila za vas najbolj zanimiva in koristna. S tem želimo povečati možnost, da vam predstavimo čim bolj relevantna vozila, izdelke ali storitve. S tem namenom posameznike lahko razvrščamo v različne skupine (profile), s katerimi komuniciramo različno oziroma prilagojeno (individualizirano). To pomeni, da različne skupine (profili) posameznikov prejemajo tržna sporočila z različno vsebino, lahko tudi vključno z nakupnimi pogoji (npr. popusti ali plačilni pogoji). Pri razvrščanju posameznikov v skupine (profile) lahko spremljamo, beležimo in uporabljamo tudi odziv posameznika na tržna sporočila, npr. odpiranje e-poštnih sporočil, kliki na povezave, čas, ki ga posameznik preživi na določeni povezavi ipd.

11. POOBLAŠČENA OSEBA ZA VARSTVO PODATKOV - DPO

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov – DPO na neodvisen način zagotavlja, da VCAG d.o.o. pravilno uporablja predpise, ki urejajo varstvo osebnih podatkov vas posameznikov. Mandat in osnovna naloga DPO je zagotoviti, da VCAG d.o.o. kot upravljavec osebnih podatkov spoštuje svoje obveznosti glede varstva podatkov in da so posamezniki, na katere se podatki nanašajo, obveščeni o svojih pravicah in obveznostih v skladu z Uredbo EU 2016/679 (GDPR) in vsakokrat veljavnim Zakonom o varstvu osebnih podatkov.

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov ima naslednje naloge:

• obveščanje upravljavca ali obdelovalca in zaposlenih, ki izvajajo obdelavo, ter svetovanje navedenim o njihovih obveznostih v skladu z GDPR in drugimi določbami prava Unije ali prava države članice o varstvu podatkov;

• spremljanje skladnosti z GDPR, drugimi določbami prava Unije ali prava države članice o varstvu podatkov in politikami upravljavca ali obdelovalca v zvezi z varstvom osebnih podatkov, vključno z dodeljevanjem nalog, ozaveščanjem in usposabljanjem osebja, vključenega v dejanja obdelave, ter s tem povezanimi revizijami;

• svetovanje, kadar je to zahtevano, glede ocene učinka v zvezi z varstvom podatkov in spremljanje njenega izvajanja v skladu s 35. členom GDPR;

• sodelovanje z nadzornim organom (Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije);

• delovanje kot kontaktna točka za nadzorni organ pri vprašanjih v zvezi z obdelavo, vključno s predhodnim posvetovanjem iz 36. člena, in, kjer je ustrezno, posvetovanje glede katere koli druge zadeve.

Informacije o pooblaščeni osebi za varstvo osebnih podatkov pri družbi VCAG d.o.o. in njeni kontaktni podatki se nahajajo v 3. točki predmetnega obvestila o zasebnosti.

12. VAROVANJE VAŠIH OSEBNIH PODATKOV

VCAG d.o.o. uporablja tehnične in organizacijske varnostne ukrepe za zaščito vaših osebnih podatkov pred nezakonitim ali nepooblaščenim dostopom ali uporabo, pa tudi pred nenamerno izgubo ali okrnitvijo njihove celovitosti. Vsi ukrepi so oblikovani ob upoštevanju lastne IT infrastrukture, možnega vpliva na vašo zasebnost in stroškov ter v skladu s trenutnimi industrijskimi standardi in prakso. Pogodbeni obdelovalci bodo obdelovali vaše osebne podatke samo, če bodo upoštevali te tehnične in organizacijske varnostne ukrepe.

13. KONČNE DOLOČBE

Predmetno obvestilo velja za vse uporabnike, ki uporabljajo spletno mesto in upravljavcu posredujejo osebne podatke v upravljanje in nadaljnjo obdelavo.

Obvestilo je zavezujoče za upravljavca, obdelovalce in uporabnike pri posredovanju, upravljanju in obdelavi osebnih podatkov uporabnika ter pri uresničevanju pravic uporabnikov in obveznosti upravljavca in obdelovalcev.

Obvestilo je sestavni del vsake obdelave osebnih podatkov, skladno z vnaprej opredeljenimi nameni, podlagami za obdelavo, privolitvijo uporabnika ter vrstami osebnih podatkov, ki so predmet nadaljnje obdelave.

Uporabnik je vnaprej seznanjen s tem obvestilom, ki je dostopno na spletni strani upravljavca ter pri vseh obrazcih in dejanjih, kjer uporabnik lahko posreduje osebne podatke v obdelavo.

Ob zakonskih spremembah, implementaciji novih tehnologij ali ponudbi dodatnih storitev se lahko pokaže tudi potreba po spremembi in dopolnitvi/posodobitvi predmetnega obvestila o zasebnosti, zato si VCAG d.o.o. pridržuje pravico, da le-to kadarkoli spremeni/dopolni. Vse spremembe in dopolnitve tega obvestila bodo objavljene na spletni strani https://ljubljana.volvocars.si/ in https://maribor.volvocars.si/ oz. boste o spremembi obveščeni na drug primeren način.

Obvestilo se uporablja od 14.2.2025.

VCAG d.o.o.